Verspillingen zijn zaken die onnodig zijn. Die niets toevoegen aan je product, je klant, je proces of je bedrijf.

Verspillingen zijn vaak onze blinde vlekken. We raken allemaal gewend aan bepaalde situaties, we hebben routine en gewoontes ingebouwd en brengen dit (onbewust) over op (nieuwe) werknemers. We zien het niet als verspilling maar als iets wat normaal is en omdat ‘we het altijd zo doen’.

Voorbeelden uit de praktijk

Dagelijks komen wij in apotheken en zien wij verspillingen. Zonder waardeoordeel, maar als een waarneming. Wij zijn er juist om het team te leren verspillingen te zien en zelfs te reduceren of te elimineren.

Ik neem jullie graag mee in deze waarnemingen, door een aantal voorbeelden aan te stippen.

Voorraad

Hoeveel voorraad hebben jullie? En dan doel ik niet (alleen) op de voorraadkast, maar denk bij verspillingen van voorraad ook eens aan:

  • koffiebekers waarvan je een extra grote hoeveelheid hebt aangeschaft omdat dat goedkoper was
  • drukwerk dat inmiddels niet meer klopt of eigenlijk maar weinig gebruikt wordt
  • materiaal wat je in het voren klaar hebt gemaakt maar inmiddels over datum is of nooit om gevraagd wordt
  • recepten die al uitgeprint zijn bij aanschrijven, maar klant komt aan de balie en recept wordt nogmaals geprint

Transport

Hoe vaak heb jij iets vast, zet je het neer om het vervolgens weer te verplaatsen? Hoe vaak loop jij naar de printer en weer terug, hoe vaak sta jij op om iets te scannen of na te vragen bij een collega?

Allemaal vormen van transport en beweging die niets tot weinig toevoegen. Misschien wel noodzakelijk omdat je anders geen formulier hebt of…. Het is de kunst om dat wat je doet kritisch en met een open blik te bekijken om te zien of het anders/slimmer/efficiënter kan.

Wachten

Wachten duurt altijd lang. Dat weten we wel, maar als je eens nagaat hoeveel je wacht op een collega voor een controle paraaf, op een arts die de herhaalrecepten nog moet accorderen, de bezorger die wacht op de recepten die nog niet klaar zijn om mee te nemen, op een antwoord op je vraag via de mail of op een bestelling die maar niet binnenkomt. Alles bij elkaar kost dat heel veel tijd.

Waarde of geen waarde?

Hoe kan je de verspillingen binnen jouw apotheekorganisatie gaan herkennen en reduceren? Je kan klein beginnen door één proces (bijvoorbeeld bezorgen) onder de loep te nemen. Schrijf dan alle stappen binnen dit proces op en geef ze een nummer 1 of 2:

  1. voegt het waarde toe
  2. voegt geen waarde toe

Zo simpel is het.

Om toch iets meer verdieping aan te brengen: als je het over waarde toevoegen hebt dan bedoelen we hiermee of het waarde toevoegt voor de klant (eigenlijk zou je dan eerst moeten weten wat jouw klant waarde vindt, voordat je zelf dingen gaat invullen en ergens aan werkt wat nog steeds weinig toevoegt).

Geen waarde kan je opsplitsen in dat het wel waarde heeft voor je organisatie, bijvoorbeeld een boekhouding die je bijhoudt, een paraaf van de apotheker of een certificering. Alles wat overblijft zou je kunnen bestempelen met ‘verspilling’. Het lijkt heel simpel en dat kan het ook zijn, maar in de praktijk kijk je toch vaak met een gekleurde bril en dat maakt het lastig.

Bril af

Dus ook binnen jouw organisaties zijn er verspillingen, ook binnen onze organisatie zijn er verspillingen. De kunst is om ze te leren zien, te willen zien en er wat mee te doen. Door bovenstaande voorbeelden ben je hopelijk geïnspireerd geraakt om je bril af te zetten en een proces kritisch te beoordelen.